Reporting Policy

1. Εισαγωγή

Η EMBRYOLAB (στο εξής «Εταιρεία») επιδιώκει την μέγιστη δυνατή επιχειρηματική αποδοτικότητα, λειτουργώντας πάντα με διαφάνεια, ακεραιότητα, σύμφωνα με τα υψηλότερα πρότυπα εταιρικής διακυβέρνησης και ηθικής και εφαρμόζοντας πολιτική μηδενικής ανοχής κατά της διαφθοράς και οποιασδήποτε απόκλισης από τη νομιμότητα.

Προκειμένου να διασφαλίσει αυτές τις εταιρικές αξίες, η Εταιρεία ενθαρρύνει τα στελέχη της, τους εργαζόμενους και τους συνεργάτες της να γνωστοποιούν άμεσα κάθε πράξη ή συμπεριφορά που έρχεται σε σύγκρουση με τις προβλέψεις του νόμου και της επιχειρηματικής δεοντολογίας. Η έγκαιρη ενημέρωση της Εταιρείας για περιπτώσεις κακοδιαχείρισης και παραβιάσεων της νομοθεσίας συνιστά σημαντικό εργαλείο για την αποτροπή αθέμιτης συμπεριφοράς, διότι επιτρέπει στην Εταιρεία να την εντοπίσει εγκαίρως και να προβεί στις όποιες διορθωτικές κινήσεις απαιτούνται.

2. Σκοπός

Σκοπός της παρούσας πολιτικής αναφορών (στο εξής «Πολιτική») είναι να δημιουργήσει το πλαίσιο για τον έγκαιρο εντοπισμό τυχόν παρατυπιών και παραβιάσεων της νομοθεσίας στις δραστηριότητες της Εταιρείας. Η παρούσα Πολιτική καθορίζει τις αρχές και αποσαφηνίζει τον τρόπο με τον οποίο η Εταιρεία λαμβάνει, διαχειρίζεται και διερευνά αναφορές για παρατυπίες, παραλείψεις ή άλλες αξιόποινες πράξεις που υπέπεσαν στην αντίληψη των στελεχών της, του προσωπικού της ή τρίτων προσώπων.

Η Εταιρεία επιθυμεί οι εργαζόμενοί της να γνωρίζουν ότι μπορούν να υποβάλλουν αναφορές, να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τυχόν ανησυχίες ή υπόνοιες που έχουν, να κατανοούν πού μπορούν να αναφέρουν τις εν λόγω ανησυχίες ή υπόνοιες, να γνωρίζουν τι συμβαίνει μετά την υποβολή μιας αναφοράς και να αισθάνονται ασφαλείς κατά την υποβολή της.

Η Εταιρεία, σε πλήρη συμμόρφωση με τον ν. 4990/2022 («Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου») παραλαμβάνει επώνυμες ή ανώνυμες αναφορές / καταγγελίες στελεχών / συνεργατών / εργαζομένων, διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα κάθε υποβληθείσας αναφοράς και διεξάγει έρευνα προκειμένου να ελεγχθεί η βασιμότητα της κάθε αναφοράς. Για κάθε παράβαση λαμβάνονται τα απαιτούμενα διορθωτικά μέτρα και οι σχετικές κυρώσεις οι οποίες καθορίζονται σύμφωνα με την φύση της παράβασης, το εφαρμοστέο δίκαιο και τις συμβάσεις εργασίας / συνεργασίας.

Η Εταιρεία εγγυάται την εμπιστευτικότητα των στοιχείων των προσώπων που προβαίνουν σε αναφορές, αλλά και των προσώπων για τα οποία υπάρχει ισχυρισμός ότι εμπλέκονται σε αξιόποινες πράξεις ή παραλείψεις.

Η Εταιρεία επιθυμεί να ενημερώσει όσους σκοπεύουν να προβούν σε αναφορά ότι α) έχουν το δικαίωμα να διατηρήσουν την ανωνυμία τους και β) η Εταιρεία θα διασφαλίσει ότι δεν θα υποστούν κανενός είδους αντίποινα εξαιτίας της υποβληθείσας αναφοράς. Η Εταιρεία δεσμεύεται να προστατεύσει όσους καλόπιστα προβαίνουν σε ορισμένη αναφορά (όσους δηλαδή πιστεύουν ότι οι πληροφορίες που παρέχουν είναι αληθείς κατά τον χρόνο υποβολής της αναφοράς). Ωστόσο, διατηρεί το δικαίωμα να λάβει όποιο μέτρο κρίνει κατάλληλο εναντίον στελέχους, εργαζομένου ή και συνεργάτη εάν αποδειχθεί ότι εν γνώσει του παρείχε ψευδείς πληροφορίες κατά την υποβολή αναφοράς.

Για την εκπόνηση της παρούσας πολιτικής, έχουν ληφθεί υπ’ όψιν τα εξής:

Ο ν.4990/2022 Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου – Ενσωμάτωση της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 (L 305) και λοιπές επείγουσες ρυθμίσεις
ΚΥΑ Αριθμ. 47312 /11.12.2023 Εξειδίκευση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης της αναφοράς σε φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα κατά το άρθρο 10 του ν. 4990/2022 (Α’ 210) δυνάμει του εδαφίου α’ της παρ. 4 του άρθρου 24 του ίδιου νόμου (ΦΕΚ Β’ 6944/2023).
Η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ένωσης
Προστασία Πληροφοριοδοτών Δημοσίου Συμφέροντος- Κατευθυντήριες Γραμμές

α). OECD
A Best Practice Guide for Whistleblowing Legislation, Transparency ιinternational.
The United Nations Convention against Corruption Resource Guide on Good Practices in the Protection of Reporting Persons.

3. Ορισμοί

Στην παρούσα πολιτική ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:

«Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις της παρούσας πολιτικής.

«Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) που αφορούν στην EMBRYOLAB.

«Εξωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).

«Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.

«Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή σε δημόσια αποκάλυψη, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.

«Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση, και συνδέεται με εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη.

«Βάσιμοι λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής.

«Δημόσια αποκάλυψη»: η απευθείας διάθεση πληροφοριών στο κοινό σχετικά με παραβιάσεις.

«Διαμεσολαβητής»: φυσικό πρόσωπο που βοηθά τον αναφέροντα στη διαδικασία αναφοράς εντός του εργασιακού πλαισίου, η συνδρομή του οποίου πρέπει να είναι εμπιστευτική.

«Ενέργειες παρακολούθησης»: οποιαδήποτε πράξη διενεργεί ο αποδέκτης αναφοράς ή οποιαδήποτε αρχή ή φορέας, στους οποίους παραπέμπεται η αναφορά λόγω αρμοδιότητας, με σκοπό την αξιολόγηση της ακρίβειας των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην αναφορά και την αντιμετώπιση της αναφερόμενης παραβίασης, όπως εσωτερική διερεύνηση, έρευνα, δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων ή περάτωση της διαδικασίας.

«Ενημέρωση»: η παροχή ενημέρωσης στους αναφέροντες για τα μέτρα που προβλέπεται να ληφθούν ή έχουν ληφθεί στο πλαίσιο της παρακολούθησης και για τους λόγους αυτής.

«Εργασιακό πλαίσιο»: τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες, ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις και στο πλαίσιο των οποίων τα εν λόγω πρόσωπα υπάρχει πιθανότητα να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν.

«Παραβιάσεις»: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ` ύλην πεδίο εφαρμογής της παρούσας.

«Πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις»: πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν στην EMBRYOLAB στην οποία εργάζεται, έχει εργαστεί ή πρόκειται να εργαστεί ή βρίσκεται σε διαπραγματεύσεις για να εργαστεί ο αναφέρων ή σε άλλους φορείς με τους οποίους ο αναφέρων είχε επαφή μέσω της εργασίας του ή επ` ευκαιρία αυτής, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων.

4. Ποιος μπορεί να υποβάλει Αναφορά (Προσωπικό Πεδίο Εφαρμογής)

Η παρούσα Πολιτική αφορά όλους όσους έχουν αποκτήσει στο πλαίσιο της εργασίας τους, πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις τις οποίες αναφέρουν και ιδίως:

➢ όλα τα στελέχη/συνεργάτες και το προσωπικό της Εταιρείας (με σύμβαση εργασίας/σύμβαση παροχής υπηρεσιών, εκπαιδευόμενους, εποχικό προσωπικό, υποψήφιους για θέσεις εργασίας, συμβούλους, αυτοαπασχολούμενους κλπ.)

➢ πρόσωπα που εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών

➢ όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου/ ανώτερα διευθυντικά στελέχη/μετόχους της Εταιρείας

➢ σε πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν δημόσια πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης, η οποία έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, καθώς και σε αναφέροντες των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης

Απαραίτητη προϋπόθεση υπαγωγής στο πεδίο προστασίας της παρούσας πολιτικής, όπως έχει ήδη αναφερθεί, είναι η αναφορά/καταγγελία να γίνεται καλόπιστα, δηλαδή, κατά τον χρόνο υποβολής της αναφοράς, ο αναφέρων να πιστεύει ότι οι πληροφορίες που υποβάλλει σχετικά με τον αναφερόμενο είναι αληθείς. Σε περίπτωση κακόβουλης αναφοράς, δεν παρέχεται στον αναφέροντα/καταγγέλλοντα η προστασία που περιγράφεται στην παρούσα πολιτική.

5. Σε ποιες περιπτώσεις πρέπει να υποβάλλεται αναφορά (Καθ’ ύλην Πεδίο Εφαρμογής)

Οι αναφορές παράτυπης, αντιδεοντολογικής, παράνομης ή αξιόποινης συμπεριφοράς σε σχέση με τις εργασίες της Εταιρείας περιλαμβάνουν :

➢ παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στους τομείς των δημόσιων συμβάσεων, των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων, της ασφάλειας των μεταφορών, της προστασίας του περιβάλλοντος, της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας, της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, της δημόσιας υγείας, της προστασίας των καταναλωτών, της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών,

➢ παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης,

➢ παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβιάζουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

Πιο συγκεκριμένα, οι Αναφορές παράτυπης, αντιδεοντολογικής, παράνομης ή αξιόποινης συμπεριφοράς σε σχέση με τις εργασίες της Εταιρείας περιλαμβάνουν – αλλά δεν περιορίζονται – στα ακόλουθα:

Απάτη
Διαφθορά / Κατάχρηση εξουσίας
Δωροδοκία, παραβίαση πολιτικής δώρων και φιλοξενίας
Σύγκρουση Συμφερόντων
Κλοπή, υπεξαίρεση
Πλαστογραφία
Παραβίαση εμπιστευτικότητας και προσωπικών δεδομένων
Νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (money laundering)
Παραβίαση νομοθεσίας για τον ανταγωνισμό
Παρατυπίες σε θέματα λογιστικής απεικόνισης οικονομικών στοιχείων
Κατάχρηση των πόρων της εταιρείας
Παραβίαση σε θέματα ασφάλειας και υγείας
Παραβίαση περιβαλλοντικής νομοθεσίας
Διακριτική μεταχείριση εργαζομένων
Παρενόχληση
Απειλή, Εκβίαση, Χρήση βίας
Εξύβριση, συκοφαντική δυσφήμιση
Παραβίαση νομοθεσίας και εταιρικών πολιτικών, συμπεριλαμβανομένου του εκάστοτε ισχύοντος κώδικα δεοντολογίας & επαγγελματικής συμπεριφοράς
Μη ηθική συμπεριφορά
Ασφάλεια και συμμόρφωση των υπηρεσιών & πρώτων υλών
Ασφάλεια των μεταφορών
Ασφάλεια τροφίμων

Διευκρινίζεται ότι δεν υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας ήδη δημοσιευμένες πληροφορίες, φήμες/διαδόσεις, επαγγελματικές ή προσωπικές διαφωνίες που δεν συνιστούν παραβίαση του νομοθετικού/κανονιστικού πλαισίου και δεν αποτελούν ηθικά μεμπτή συμπεριφορά.

Προσωπικά δεδομένα που δεν σχετίζονται με τη συμπεριφορά που περιγράφεται στην αναφορά δεν πρέπει να περιλαμβάνονται σε αυτήν και σε κάθε περίπτωση δεν θα τυγχάνουν περαιτέρω επεξεργασίας, αφού θα διαγράφονται χωρίς καθυστέρηση. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δίνεται σε σχέση με ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα που δεν σχετίζονται με την καταγγελλόμενη συμπεριφορά (πχ δεδομένα σχετικά με τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, την υγεία ή που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό, κ.λπ.).

6. Διαδικασία υποβολής αναφορών

6.1. Παραλαβή αναφοράς

Η εταιρία καθιερώνει εύκολα προσβάσιμους διαύλους αναφορών και ενθαρρύνει την υποβολή αναφοράς διασφαλίζοντας ότι όλες οι αναφορές που λαμβάνονται αντιμετωπίζονται με εχεμύθεια.

Ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) είναι αρμόδιος να παραλαμβάνει όλες τις αναφορές και στη συνέχεια να ενημερώνει την Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών σχετικά με τις προς εξέταση αναφορές. Αναλυτικότερα, μια αναφορά μπορεί να υποβληθεί είτε εγγράφως είτε προφορικά. Πιο συγκεκριμένα:

α) Εγγράφως, επώνυμα μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση: whistleblow@embryolab.eu

β) Εγγράφως, επώνυμα ή ανώνυμα μέσω αποστολής ταχυδρομικής επιστολής υπόψη Υπεύθυνου Υ.Π.Π.Α. στη διεύθυνση της εταιρίας

γ) Εγγράφως ή και προφορικώς, επώνυμα ή ανώνυμα στην ηλεκτρονική πλατφόρμα που λειτουργεί στον διαδικτυακό μας τόπο: https://embryolab.eu/whistleblow

Η πλατφόρμα τηρεί τις προδιαγραφές των προτύπων :

✓ ISAE 3000 ✓ GDPR Compliant ✓ E2E-encrypted.

δ) Προφορικώς, είτε μέσω τηλεφώνου είτε κλείνοντας προσωπικό ραντεβού με τον Υ.Π.Π.Α..

Στην περίπτωση που η αναφορά έχει υποβληθεί τηλεφωνικώς και δεν δύναται να καταγραφεί ή δια ζώσης μέσω προσωπικού ραντεβού, τότε κρατούνται πλήρη πρακτικά από τον Υ.Π.Π.Α. με σκοπό την τεκμηρίωση της εν λόγω επικοινωνίας, παρέχοντας ταυτόχρονα τη δυνατότητα στον αναφέροντα να επαληθεύσει, διορθώσει, τροποποιήσει αλλά και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας. Στο σημείο αυτό τονίζεται ότι για την εγκυρότητα των πρακτικών θα πρέπει να είναι υπογεγραμμένα, στην περίπτωση άρνησης υπογραφής τους από τον αναφέροντα ο συντάκτης τους κάνει σχετική αναφορά επί του πρακτικού.

6.2. Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Η προστασία όλων των προσώπων που αναφέρουν σοβαρή παρατυπία διασφαλίζεται από το γεγονός ότι η ταυτότητά τους παραμένει απόρρητη/εμπιστευτική.

Συνεπώς, σε όλα τα προαναφερθέντα κανάλια επικοινωνίας, παρέχεται στους αναφέροντες πλήρες κείμενο ενημέρωσης σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων τους, το οποίο περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που προβλέπει το άρθρο 13 του ΓΚΠΔ.

Όλα τα πρόσωπα στα οποία γίνεται μνεία μέσα στην αναφορά, επίσης ενημερώνονται σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων τους και την εμπλοκή τους σε αναφορά whistleblowing. Η ενημέρωση αυτή λαμβάνει χώρα το αργότερο μέσα σε ένα μήνα από την παραλαβή της αναφοράς, εκτός αν συντρέχουν ειδικοί λόγοι .

6.3. Διαχείριση αναφοράς

Όλες οι αναφορές ανεξαρτήτως μέσου παραλαβής εξετάζονται ενδελεχώς, με πνεύμα απόλυτης εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας.

Ειδικότερα, μόλις υποβληθεί οποιαδήποτε αναφορά, ακολουθείται από τον Υ.Π.Π.Α. η παρακάτω διαδικασία:

1. Ενημερώνεται ο αναφέρων ότι παραλήφθηκε η αναφορά του (υπό την προϋπόθεση ότι υπάρχουν στοιχεία επικοινωνίας του αναφέροντα). Το κατ’ ελάχιστον περιεχόμενο του σχετικού μηνύματος: «Επιβεβαιώνουμε ότι λάβαμε την αναφορά σας. Επεξεργαζόμαστε το αίτημα σας.»

2. Ο Υ.Π.Π.Α. διαβιβάζει την αναφορά προς διερεύνηση ψευδωνυμοποιημένη, εξασφαλίζοντας την εμπιστευτικότητα και προστασία των προσωπικών δεδομένων και ενημερώνοντας προηγουμένως σχετικά το αρχείο αναφορών που τηρεί,

α) στην Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών.
Η Επιτροπή Αξιολόγησης απαρτίζεται από 3 τακτικά μέλη:

1. ΚΑΡΑΚΙΤΣΟΥ ΕΛΕΝΗ (Υ.Π.Π.Α.)
2. ΚΟΤΣΑΚΗ ΙΩΑΝΝΑ
3. ΒΕΡΒΕΡΗ ΝΑΥΣΙΚΑ

Σε περίπτωση που η αναφορά αφορά σε ένα ή περισσότερα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών, τότε ο ΥΠΠΑ περιορίζεται στην καταχώρισή της στο σχετικό αρχείο αναφορών και στη διαβίβασή της στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας ως εξωτερικό δίαυλο αναφορών, ενημερώνοντας τον αναφέροντα, ενώ σε περίπτωση κωλύματος του προσώπου του ΥΠΠΑ χρέη αναπληρώτριας ΥΠΠΑ θα εκτελεί η από τώρα οριζόμενη ΚΟΤΣΑΚΗ ΙΩΑΝΝΑ..

β) στους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς.
Ενδεικτικά, τέτοιοι φορείς είναι ο Εισαγγελέας Οικονομικού Εγκλήματος και γενικότερα οι Εισαγγελικές Αρχές η Εθνική Αρχή Διαφάνειας, η Επιτροπή Ανταγωνισμού, η Τράπεζα της Ελλάδος η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η Ενιαία Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων, η Ελληνική Επιτροπή Ατομικής Ενέργειας, ο Ενιαίος Φορέας Ελέγχου τροφίμων, ο Συνήγορος του Καταναλωτή, η Εθνική Αρχή Κυβερνοασφάλειας, η Αρχή Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Εγκληματικές δραστηριότητες και της Χρηματοδότησης της Τρομοκρατίας και Ελέγχου των Δηλώσεων Περιουσιακής Κατάστασης, η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων και η Γενική Διεύθυνση Δίωξης Οικονομικού Εγκλήματος.

3. Σε περίπτωση που από τα προσκομιζόμενα στοιχεία ο Υ.Π.Π.Α. διαπιστώσει ενδείξεις τέλεσης αξιόποινης πράξης που διώκεται αυτεπαγγέλτως, οφείλει να διαβιβάσει αμελλητί αντίγραφο της αναφοράς στον κατά τόπο αρμόδιο Εισαγγελέα ενημερώνοντας τον αναφέροντα.

4. Ο Υ.Π.Π.Α. αρχειοθετεί την αναφορά με απόφαση που κοινοποιείται στον αναφέροντα, εφόσον αυτό είναι εφικτό, όταν α) Η αναφορά είναι εμφανώς παράλογη, αόριστη, ακατάληπτη ή επαναλαμβάνεται κατά τρόπο καταχρηστικό, όπως σε περίπτωση επανυποβολής του ίδιου περιεχομένου χωρίς την προσκόμιση νέων στοιχείων, β) Το περιεχόμενο της αναφοράς δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022. Αν η ανωτέρω αναφορά περιλαμβάνει εντούτοις πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις για τις οποίες αρμοδιότητα έχει άλλο όργανο του φορέα ή/και άλλος δημόσιος φορέας, ο Υ.Π.Π.Α. υποχρεούται να τη διαβιβάσει στο αρμόδιο όργανο. Στην περίπτωση αυτή δεν υφίσταται πλέον η υποχρέωση παρακολούθησης της αναφοράς γ) Δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022.

6.4. Επεξεργασία και Αξιολόγηση αναφοράς

Μετά την παραλαβή οποιασδήποτε αναφοράς, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών είναι αρμόδια να διενεργεί διεξοδικούς ελέγχους ώστε να είναι σε θέση να αξιολογήσει την ακρίβεια των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην εκάστοτε αναφορά αλλά και να καταγράψει τα αποτελέσματα αυτών.

Ειδικότερα κατά τη διαδικασία διερεύνησης της αναφοράς, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών δύναται να:

(α) να πάρει συνεντεύξεις ή/και να διενεργήσει αυτοψία προκειμένου να συγκεντρώσει τις απαιτούμενες πληροφορίες,

(β) να αναθέσει σε ειδικούς συμβούλους τη διερεύνηση συγκεκριμένων πτυχών της αναφοράς (π.χ. νομικούς, οικονομολόγους, ψυχολόγους κλπ).

Σε κάθε μια από τις προαναφερθείσες περιπτώσεις, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών πρέπει να διασφαλίζει τη νομιμότητα της διαδικασίας. Σε περίπτωση ύπαρξης οποιασδήποτε αμφιβολίας ως προς τη νομιμότητα των ενεργειών στις οποίες σκοπεύει να προβεί η Επιτροπή στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, ενδείκνυται να ζητά νομική βοήθεια.

Με βάση τα αποτελέσματα που προκύπτουν από τη διερεύνηση καθώς και με την ιδιαιτερότητα της εκάστοτε εξεταζόμενης περίπτωσης η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών είναι σε θέση να κρίνει ότι:

(α) Η αναφορά είναι προφανώς αβάσιμη ή αόριστη, οπότε δεν απαιτείται περαιτέρω διερεύνηση. Σε αυτή την περίπτωση θα ενημερωθεί ο αναφέρων ότι η αναφορά τίθεται στο αρχείο.

(β) Η αναφορά αφορά σε συμπεριφορά που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής Whistleblowing της Εταιρείας, προτείνονται κατάλληλα μέτρα αντιμετώπισης όπως, επιπλέον εκπαίδευση και ενημέρωση των εργαζομένων, δημιουργία νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, τροποποιήσεις σε υπάρχουσες διαδικασίες, δικαστικές ενέργειες (δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων).

(γ) Τα αποτελέσματα δεν είναι επαρκή. Σε αυτή την περίπτωση η Επιτροπή Αξιολόγησης προτείνει την περαιτέρω διερεύνηση της αναφοράς.

Όλες οι σχετικές αποφάσεις της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών σχετικά με το εάν θα διερευνηθεί περαιτέρω η βασιμότητα μιας αναφοράς ή όχι καταγράφονται στα πρακτικά των συνεδριάσεών της.

6.5. Ολοκλήρωση αξιολόγησης κοινοποίηση απόφασης

Μετά το πέρας της διερεύνησης, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών είναι υποχρεωμένη να ακολουθήσει την παρακάτω διαδικασία:

(α) Να συντάξει το πόρισμα της απόφασης η οποία πάρθηκε έπειτα από διεξαγωγή έρευνας.

(β) Να αποστείλει το πόρισμα προς τη Διοίκηση.

(γ) Να υποβάλλει προτάσεις και διορθωτικές ενέργειες σχετικά με την επίλυση του προβλήματος, στο βαθμό που αυτό είναι εφικτό.

(δ) Να εξετάζει αν πρέπει να ενημερωθεί η Εθνική Αρχή Διαφάνειας ή άλλη αρμόδια εποπτική αρχή (εφόσον δεν έχει ήδη πραγματοποιηθεί η σχετική ενημέρωση από τον Υ.Π.Π.Α.)..

(ε) Να ενημερώσει τον Υ.Π.Π.Α. για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται, προκειμένου ο τελευταίος να ενημερώσει τον αναφέροντα σχετικά με την έκβαση της αξιολόγησης της αναφοράς του.

Εφόσον η Διοίκηση της Εταιρείας αποφασίσει να προβεί σε περαιτέρω νομικές ενέργειες, αυτές ανατίθενται σε νομικό συνεργάτη της Εταιρείας. Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών παρακολουθεί την πορεία της υπόθεσης και ενημερώνει αντίστοιχα τον αναφέροντα.

Σε κάθε περίπτωση, η απόφαση σχετικά με τον χρόνο ενημέρωσης των εμπλεκομένων λαμβάνεται από την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών μέσα σε ένα μήνα από την παραλαβή της αναφοράς.

7. Ανωνυμία και προστασία Αναφέροντος

Η Εταιρεία ενθαρρύνει την υποβολή επώνυμων αναφορών. Σε κάθε περίπτωση, δεσμεύεται ότι θα λάβει όλα τα απαραίτητα μέτρα προκειμένου να προστατεύσει την ταυτότητα τόσο των αναφερόντων, όσο και των αναφερομένων. Ο Υ.Π.Π.Α. διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα και την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του αναφέροντος καθώς και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή από μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, εκτός αν ο αναφέρων έχει δώσει τη ρητή συγκατάθεσή του για αποκάλυψη της ταυτότητάς του ή η αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη. Αν η αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη και, εφόσον υπάρξει σχετική αίτηση του αναφερόμενου, μπορεί να αποκαλυφθεί η ταυτότητα του αναφέροντα, προκειμένου να ασκήσει ο αναφερόμενος τα νόμιμα δικαιώματά του.

Τόσο οι αναφέροντες, όσο και οι αναφερόμενοι έχουν δικαίωμα πρόσβασης, ενημέρωσης, αντίρρησης, διόρθωσης και διαγραφής των προσωπικών τους δεδομένων, σύμφωνα με όσα ορίζονται στον Γενικό Κανονισμό Προσωπικών Δεδομένων (ΕΕ 679/2016) και στους ν. 4624/2019 και 4990/2022. Απόκλιση από τον παραπάνω κανόνα σχετικά με την ενημέρωση των αναφερόμενων για το περιεχόμενο της σε βάρος τους αναφοράς επιτρέπεται όταν η ενημέρωση ενδέχεται να οδηγήσει σε ταυτοποίηση του αναφέροντος/ να παρεμποδίσει τη διερεύνηση και αξιολόγηση της αναφοράς/ να οδηγήσει σε αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών, οι οποίες πρέπει να παραμείνουν απόρρητες/να παρεμποδίσει την άσκηση νομικών αξιώσεων της Εταιρείας.

8. Προσωπικά Δεδομένα

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την παρούσα πολιτική πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία για τα προσωπικά δεδομένα.

Η Εταιρεία επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα του αναφέροντος και του αναφερόμενου με μοναδικό σκοπό την πρόληψη και διερεύνηση παράνομων και παράτυπων συμπεριφορών.

Η Εταιρεία προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα από απώλεια, κακή χρήση, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή αποκάλυψη αυτών και λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων, σύμφωνα με την πολιτική της περί προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών. Η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών επεξεργάζεται μόνο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα, σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας, τα οποία διατηρεί για 5 έτη από την υποβολή της αναφοράς εκτός αν συντρέχουν σοβαροί λόγοι που επιβάλλουν τη διατήρησή τους για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα (π.χ. δικαστική διαμάχη).

Ως προς τα αδικήματα/παρατυπίες που στρέφονται κατά του δημοσίου συμφέροντος ή αφορούν περιστατικά βίας και παρενόχλησης στον εργασιακό χώρο, η νομική βάση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που συμπεριλαμβάνονται στις αναφορές είναι η υποχρέωση της Εταιρείας να συμμορφωθεί με νομική διάταξη.

Ως προς τις υπόλοιπες καταγγελλόμενες συμπεριφορές, η νομική βάση είναι το έννομο συμφέρον της εταιρείας να αποκαλύπτει παράνομες/παράτυπες συμπεριφορές που την εκθέτουν σε κινδύνους (π.χ. βλάβη φήμης, εμπλοκή σε δικαστικούς αγώνες κλπ).

9. Έγκριση και Επικαιροποίηση της Παρούσας Πολιτικής

Η παρούσα Πολιτική εγκρίθηκε στις 18/12/2023 από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας. Υπεύθυνος για την κοινοποίηση της παρούσας Πολιτικής στο προσωπικό της Εταιρείας είναι ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών. Ο Υ.Π.Π.Α. είναι επίσης υπεύθυνος για την επικαιροποίηση της πολιτικής. Σε κάθε περίπτωση, η παρούσα πολιτική θα είναι διαθέσιμη στην ιστοσελίδα της Εταιρείας, έτσι ώστε να μπορούν να ενημερώνονται σχετικά με το σύστημα υποβολής αναφορών και οι τρίτοι (πελάτες, προμηθευτές, εργολάβοι κλπ).